Statuts et règlements (PDF) procès-verbal du Conseil général (PDF) en règle générale, l`un des premiers éléments d`une ordonnance ou d`un ordre du jour d`une réunion est la lecture et l`approbation du procès-verbal de la réunion précédente. Si les membres du Groupe conviennent (généralement par consentement unanime) que les procès-verbaux écrits reflètent ce qui s`est passé lors de la réunion précédente, ils sont approuvés, et le fait de leur approbation est consigné dans le procès-verbal de la réunion en cours. [20] s`il y a des erreurs ou des omissions significatives, le procès-verbal peut être remanié et soumis à nouveau à une date ultérieure. Des modifications mineures peuvent être apportées immédiatement en utilisant les procédures de modification normales, et le procès-verbal modifié peut être approuvé «tel que modifié». [20] il est normalement opportun d`envoyer un projet de copie du procès-verbal à tous les membres avant la réunion afin que la réunion ne soit pas retardée par une lecture du projet. [18] les procès-verbaux sont les documents officiels écrits des réunions d`une organisation ou d`un groupe. Ce ne sont pas des transcriptions de ces procédures. En utilisant les règles de l`ordre de Robert nouvellement révisées (RONR), le procès-verbal devrait contenir principalement un compte rendu de ce qui a été fait à la réunion, et non pas ce qui a été dit par les membres. 1 2 [3] l`organisation peut avoir ses propres règles concernant le contenu du procès-verbal. Pour la plupart des organisations ou des groupes, il est important que le procès-verbal soit laconique et n`inclue qu`un résumé des décisions.

[1] un rapport textuel (transcription) n`est généralement pas utile. Sauf si les règles de l`organisation l`exigent, un résumé des discussions au cours d`une réunion n`est ni nécessaire ni approprié. [1] parfois, les constitutions exigent des révisions en gros impliquant une réécriture totale. D`autres fois, il ya des clauses ici et il n`a besoin que d`un tweak. Dans les deux cas, le changement se fait le plus souvent lors d`une AGA ou, s`il est particulièrement urgent, lors d`une Assemblée générale spéciale appelée spécialement. Le format du procès-verbal peut varier selon les normes établies par une organisation, bien qu`il existe des directives générales. 10 11 [12] les règles de l`ordre de Robert contiennent un ensemble d`échantillons de minutes. [13] les procès-verbaux de certains groupes, tels qu`un Conseil d`administration d`entreprise, doivent être conservés au dossier et sont des documents juridiques importants. 4 5 [6] les procès-verbaux des réunions du Conseil d`administration sont conservés séparément des procès-verbaux des assemblées générales au sein d`une même organisation. [7] en outre, les procès-verbaux des séances exécutives peuvent être conservés séparément.

[8] les comités ne sont pas tenus de tenir des procès-verbaux formels, mais des notes moins formelles peuvent être prises. [9] pour les comités, leurs documents officiels sont les rapports présentés à leur organisme parent.